Beitrag vom 18. April 2016

Microsoft Dynamics CRM 2016: die 7 Top Verbesserungen

Mit Dynamics CRM 2016 hat Microsoft die nächste der jährlich erscheinenden Hauptversionen herausgebracht. Diese Hauptversionen bringen die Online-Version und die klassische, lokal betriebene Software auf den gleichen Stand – bis auf einige Dienste/Funktionen, die grundsätzlich dem Online-Betrieb vorbehalten bleiben. Aus den vielfältigen Neuerungen im Kernprodukt Dynamics CRM habe ich die herausgesucht, die – meiner Meinung nach – besonders wichtig sind oder die „Weichenstellungen für die Zukunft“ bedeuten.

Navigation: Deutlich schneller zum Ziel

Mit 2016 kommen auch die Nutzer der klassischen Software-Version in den Genuss der neuen Navigation. Diese setzt auf ein klassisches hierarchisches Konstrukt und spart unsägliche Aktionen mit dem Rollrad der Maus, nur um einen gängigen Menüpunkt zu erreichen:

crm 2016 Navigation

Zusätzlich kann jetzt in der Topnavigation jederzeit auf eine Historie der zuletzt genutzten Ansichten und Datensätze zugegriffen werden. Sehr praktisch – insbesondere weil man häufig genutzt Datensätze auch „festpinnen“ kann:

crm 2016 Historie

 

Word-Vorlagen: Angebote, Verträge und vieles mehr mit CRM-Daten ausfüllen

Lange überfällig waren auch Wordvorlagen, die flexibel mit CRM-Daten befüllt werden können. Jetzt kann CRM eine Vorlage erzeugen, in der Felder aus der Grundentität (z.B. Angebot) und aus verbundenen Entitäten (z.B. Angebotspositionen) vorbereitet werden.

crm 2016 Word-Vorlagen

In Word kann man dann diese Felder an den passenden Stellen positionieren. Dabei können auch Tabellen genutzt werden, um eine unbestimmte Anzahl von Feldern (z.B. Angebotspositionen) aufzunehmen. Nach dem Hochladen der Vorlage kann diese dann genutzt werden, um fertig ausgefüllte Word-Dokumente zu generieren:

crm 2016 Word-Angebot

 

Excel-Vorlagen: Spezialauswertungen mit CRM-Daten

Nach identischem Konzept können Excel-Vorlagen vorbereitet und befüllt werden. Ergänzend zu den schon vorhandenen, vielfältigen Excel-Integrationen bietet sich diese neue Variante an, wenn regelmäßig relativ filigrane Auswertungen generiert werden müssen:

crm 2016 Excel-Auswertung

 

Mobile Apps: SharePoint-Dokumente jetzt auch unterwegs

Die Standardintegration von Dynamics CRM und SharePoint ist praktisch und beliebt – erlaubt sie doch die übersichtliche Ablage von Dokumenten direkt im Umfeld von Firmen, Verkaufschancen oder anderen Entitäten:

crm 2016 SharePoint Dokumente zu Firma in Browser

 

Jetzt ziehen auch die mobilen Apps für Smartphone und Tablet mit und erlauben auch unterwegs den Zugriff auf die oft sehr wichtigen Dokumente:

crm 2016 SharePoint Dokumente mobil 1          crm 2016 SharePoint Dokumente mobil 2

 

Mobile Apps: Steuerelemente für „sexy“ User Interfaces

In der Konfiguration von Dynamics CRM können Datenfelder (wie beispielsweise Zahlen) so konfiguriert werden, dass sie auf Smartphone und Tablet anders bedient werden. Dadurch sollen Tastatureingaben – wo möglich – durch Touch-Bedienungen ersetzt werden. Aber es geht auch um ganz neue Steuerelemente, beispielsweise Touchfelder zur Aufnahme einer Unterschrift oder Felder zur Einbettung von Videos. Typische Beispiele zeigt der folgende Screenshot:

crm 2016 mobile Steuerelemente

 

Noch werden für die Standardfunktionalität von Dynamics CRM keine der neuen Möglichkeiten genutzt, aber es ist voraussichtlich nur eine Frage der Zeit, bis die neuen Steuerelemente zum Einsatz kommen. Für individuelle Anpassungen/Ergänzungen stehen sie umgehend bereit!

 

Interactive Service-Hub (ISH): Maskenaufbau schneller als die Polizei erlaubt

Mit dem ISH stülpt Microsoft über die weitgehend unveränderte Service-Funktionalität eine völlig neue Benutzeroberfläche. Diese hat folgende wesentliche Veränderungen:

  • Zum Start dauert es etwas, bis die Grundelemente des ISH geladen sind. Dann aber bauen sich Masken, Ansichten und Dashboards deutlich schneller auf.
  • An den meisten Stellen ist kein manueller Refresh mehr erforderlich, sondern Bildschirmelemente aktualisieren sich zeitnah automatisch.
  • Das gesamte Userinterface hat deutlich mehr Struktur und orientiert sich stark an der Optik der – durchaus attraktiven – Tablet und Smartphone Apps.
  • Zur Gestaltung von Emails steht ein deutlich verbesserter Editor zur Verfügung. Dieser umfasst als Highlights das Einsetzen von Bildern und Tabellen sowie einen Vollbildmodus zur Bearbeitung.

crm 2016 ISH Dashboard

 

Aktuell ist der Einsatz der neuen Masken auf die für den Service wesentlichen Entitäten wie Anfragen begrenzt:

crm 2016 ISH Anfrage

 

Dies ist zum Auftakt verständlich, da insbesondere Helpdesk-Szenarien von schnellen Maskenwechsel und automatischen Aktualisierungen profitieren. Allerdings würden sich die deutliche Beschleunigung und die griffigere visuelle Struktur auch gut in anderen Funktionsbereichen von Dynamics CRM machen – hier als Beispiel die Firmen-Entität im neuen Look:

crm 2016 ISH Firma

Hier finden Sie: Beschreibung der Funktionen des ISH in allen Details

Wissensdatenbank: „Hilf Dir selbst“ einfacher gemacht

Nicht nur für interne Zwecke, sondern auch für die externe Bereitstellung auf Kunden- und Partnerportalen spielt die Aufbereitung von Wissen eine immer größere Rolle: sei es in Form von Antworten auf häufig gestellte Fragen, Workarounds zu Fehlern oder Hilfestellungen aller Art. Denn gute Möglichkeiten zur Selbsthilfe entlasten nicht nur Ihren Service, sondern verschaffen Ihren Kunden und Partnern schnelle Erfolgserlebnisse.

Dieser gewachsenen Bedeutung wird die neue Wissensdatenbank gerecht. Sie kommt im Rahmen und in der Optik des neuen Interactive Servicehub (siehe oben) daher und profitiert von dessen grundlegenden Funktionen, wie beispielsweise einem mächtigen Rich Text Editors, der auch Tabellen und Bilder in Wissensartikeln ermöglicht.

Für die Wissensartikel gibt es jetzt ein Versionsmanagement ebenso wie die Verwaltung mehrerer Sprachversionen.

crm 2016 Pflege Wissensartikel

Fazit

Mit grundlegenden Verbesserungen wie der neuen Navigation oder den Word-Vorlagen hilft CRM 2016 jedem Anwender. Andere Neuerungen treffen einzelne Nutzergruppen: allen voran die Service-Mitarbeiter, deren Produktivität durch den neuen Interactive Servicehub deutlich gesteigert werden kann. In Summe sind es für fast jede Nutzergruppe signifikante Fortschritte und daher lohnt der Umstieg auf die neue Version – allemal, wenn aktuell noch mit den Versionen 4.0, 2011 oder 2013 gearbeitet wird!

Zu den aufgezeigten und weiteren Neuerungen finden Sie hier mehr Informationen – teilweise in Form von aussagekräftigen Videos:
https://www.microsoft.com/de-de/dynamics/crm-customer-center/what-s-new.aspx

Team4 / Michael Büning
Michael Büning