Beitrag vom 25. November 2013

Dynamics CRM mit SAP – Teil 5: Vertriebsbereichsdaten zum Debitor

Zu jeder Firma (Debitor) gibt es im SAP mindestens einen ausgeprägten Vertriebsbereich. Bei größeren Kunden, die z.B. von verschiedenen Landesgesellschaften (Buchungskreisen) betreut werden, oder bei spartenübergreifenden Kundenbeziehungen sind es aber mehrere. Dies ist auch die Regel. Im CRM sollte es daher ein eigenes Objekt für die Abbildung der Vertriebsdaten aus dem SAP geben.

Der Vertriebsbereich ist im CRM möglichst direkt per Lookup der Firma zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt bei der Übertragung durch die Datenintegration aus dem SAP anhand der Debitorennummer. Die Vertriebsbereiche erscheinen dann als eigener Navigationspunkt (ggf. unter Berücksichtigung eines entsprechenden Berechtigungskonzepts auch eingeschränkt) unterhalb der Firma und bilden so eine Hierarchiestufe zu ihr.

SAP_02_Screen_Acount_Vertriebsbereich_View 2013

Listenansicht „Vertriebsbereichsdaten“ zur Firma

Dem Vertriebsbereich sollten durch entsprechende Anpassungen im CRM alle wichtigen CRM-Standardobjekte direkt zugeordnet werden können:

  • Aktivität (Aufgabe, Brief, E-Mail, Fax, Telefonanruf, Termin, Serviceaktivität)
  • Angebot
  • Verkaufschance
  • Beziehungen
  • Ansprechpartner

Hierbei ist zu bedenken, dass Microsoft CRM kein Activity Rollup für Custom Entities zur Verfügung stellt. Aktivitäten zu Vertriebsbereichen werden also nicht automatisch auch unterhalb der Firma angezeigt (s. dazu auch den Folgebeitrag  Konzerne und Key Accounts).

Für die Pflege der Vertriebsbereichsdaten zu CRM-Interessenten kann das Dokument ggf. manuell erstellt werden. Dann sollten alle relevanten SAP-Schlüssellisten zur Verfügung stehen (VKORG, Sparte, Vertriebsweg, Kundengruppen, Zahlungsbedingungen, Incoterms, Verkaufsbüro, Verkäufergruppe usw. Siehe zu Schlüsseln auch einen der Folgebeiträge). Es hat sich immer wieder bewährt, im Anzeigenamen der Elemente der Vertriebsorganisation (z.B. VKORG) das Kürzel aus dem SAP voranzustellen, da dieses für viele Mitarbeiter als Bezeichnung geläufiger ist als der Langname (s. z.B. Spalte Verkaufsorganisation in Abbildung oben).

Die für das CRM relevanten Vertriebsbereiche sollten per Konfiguration der Schnittstelle gefiltert werden können. Es gibt häufig Buchungskreise, Verkaufsorganisationen oder Sparten, die nicht oder – in einer gegebenen Rollout-Stufe – noch nicht relevant für das CRM sind (im Falle zu filternder Buchungskreise muss in der Schnittstelle eine Zuordnung VKORG->Buchungskreis vorliegen).

SAP_02_Screen_Acount_Vertriebsbereich_Fomular 2013

Formular „Vertriebsbereichsdaten“ mit Relation zur Firma (SAP-Felder nicht bearbeitbar)

Alternativ lassen sich Vertriebsbereiche auch in sog. Overlay-Masken direkt in der Firma anzeigen. Eine Overlay-Maske kann wie ein Abschnitt in die Hauptmaske (hier Firma) eingeblendet bzw. als alternatives Formular genutzt werden. Es wäre dann z.B. möglich, die für den jeweiligen Anwender passende Maske je nach VKORG-Zugehörigkeit anzuzeigen. Dies kann über Rollen im CRM gesteuert werden. Jeder Anwender sähe also die zu seiner VKORG/Sparte passende Firmenmaske. Vorteil: Die Navigationsebene „Vertriebsbereich“ entfällt, was der Übersichtlichkeit zugute kommt. Je nach Berechtigung könnte ein Anwender auch zwischen den Vertriebsbereichen umschalten, sofern er mehrere sehen darf.

Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

  • Nur zu empfehlen bei wenigen ausgeprägten Vertriebsbereichen oder wenn die Dimensionen Sparte und Vertriebsweg „herausgekürzt“ werden können, also die Daten für alle Vertriebswege oder sogar Sparten gleich sind
  • Die Entität Firma wird aufgebläht (ein kompletter Satz Felder pro Vertriebsbereich)
  • Bei Änderungen in der Vertriebsstruktur oder Hinzunahme eines Vertriebsbereichs muss das Design der Entity Account jeweils  angepasst werden

SAP_02_Screen_Acount_Vertriebsbereich_Fomular_Overlay 2013

Technik der Overlay-Maske zur Anzeige verschiedener Vertriebsbereichsdaten direkt in der Firma

Insgesamt ist die Lösung über Overlays also ein eher starres und nicht sehr skalierbares Modell mit allen Nachteilen einer hartverdrahteten Datenstruktur. Daher ist sie nur bei einfacheren Vertriebsstrukturen empfehlenswert.

In Folgeartikeln werden diese Themen zum Debitor behandelt:

  • Partnerrollen auf Firmen- und Vertriebsbereichsebene
  • Zusammenspiel der Systeme beim Prozess „Interessent wird Kunde“
  • Konzerne und Key Accounts

Weitere in Arbeit befindliche Artikel gehen dann auf folgende Inhalte ein:

  • Ansprechpartner
  • Vertriebsbelege (inkl. Dokumentenfluss)
  • Produkte, Kundenprodukte und Preise
  • Schlüssellisten, darunter auch Mehrsprachigkeit und hierarchische Schlüssel

Hier geht’s zu Teil 6

Team4 / Jens Meyer-Beeck
Michael Büning