Dynamics CRM mit SAP – Teil 6: Partnerrollen

Standard-Debitorenrollen des SAP sind:

• Auftraggeber
• Rechnungsempfänger
• Warenempfänger
• Regulierer

Alle Rollen zu Geschäftspartnern (Debitoren, Lieferanten, Ansprechpartner) sind im SAP auf der Ebene des Vertriebsbereichs hinterlegt, was bedeutet, dass dieselben Firmen in den verschiedenen Vertriebsbereichen unterschiedlich miteinander verbunden sein können.

Beispiel: Ein Kundenwerk, in welchem Kunststofferzeugnisse hergestellt werden, ist Warenempfänger in der Sparte „Polymere“. Ein anderes Werk desselben Kunden stellt Stahlerzeugnisse und keine Kunststoffe her und ist daher Warenempfänger in der Sparte „Spezialstahl“. In beiden Sparten ist die deutsche Zentrale des Kunden Auftraggeber und Regulierer. Die Rechnungen gehen aber gemäß Kundenwunsch zur Prüfung an die Werke, sodass diese die Rolle „Rechnungsempfänger“ je in den Sparten „Polymere“ und „Spezialstahl“ innehaben.  Für andere Sparten (oder Landesgesellschaften und damit VKORGs) kann die Zentrale generell als Rechnungsempfänger definiert sein. Das SAP-Modell ist ist da sehr flexibel.

Zumindest die Debitorenrollen (als kundenbezogene Untermenge der Partnerrollen) sind im CRM von Interesse, damit hier die Verbindungen der Partnerfirmen untereinander SAP-konform nachvollzogen werden können. Eine passende Darstellung ermöglicht eine Navigation zwischen den Kundenfirmen, die miteinander in Beziehung stehen. Die Navigation über Rollen kann also bei richtiger Modellierung und Nutzung der Sprungfunktionen im CRM über Lookups helfen, sich im Beziehungsgeflecht der Geschäftspartner leichter zurechtzufinden.

Da verschiedenste Geschäftsmodelle im SAP abgebildet werden, sind beliebige weitere Rollen denkbar. Das SAP-Customizing lässt eigene Rollenbezeichnungen zu, benötigt aber o.g. Rollen für die Abwicklung.

In den hier vorgeschlagenen Screenshots wird eine Custom-Entität Partnerrolle verwendet und von der Nutzung der Standard-CRM-Entität Beziehung abgesehen. Das hat mehrere Gründe:

• Die Bezeichnung der Rolle wäre nicht internationalisierbar. Die Standardentität wird als Lookup mit ihrem Namen angezeigt. Namen sind im CRM nicht übersetzbar. Werden die SAP-Rollen dagegen als Optionset abgebildet, sind sie übersetzbar.
• Für die Darstellung der Vertriebsebene müsste die Standardentität angepasst werden, was Auswirkungen auf die normale Verwendung hätte.
• Häufig ist für eine bessere Übersichtlichkeit gewünscht, die SAP-Rollen gesondert darzustellen, also nicht mit Beziehungen gemischt, die im CRM frei angelegt werden.

Extraktionsfilter in der Integrationsschicht sollten steuern können, welche SAP-Rollen Relevanz für das CRM haben. Das Rollendokument stellt die Partnerbeziehungen im besten Fall sowohl auf der Firmen- (bzw. Debitoren-) als auch auf der Vertriebsbereichsebene her und ermöglicht dadurch eine einfache und nachvollziehbare Navigation durch das gesamte Beziehungsgeflecht der Partner auf beiden Ebenen.

Dafür stehen am besten jeweils zwei Ansichten zur Verfügung, welche die Rollen aus den beiden Perspektiven Partner bei und zugeordnete Partner darstellen. Partner bei zeigt dabei alle die Partner an, zu denen die aktuell geöffnete Firma laut SAP eine Beziehung hat. Beispiel: Firma A ist Auftraggeber, Rechnungsempfänger und Regulierer gegenüber den Firmen B, C und D. Gleichzeitig haben die Firmen B, C und D wiederum Rollenbeziehungen zur Firma A (inverse Perspektive). Dies bildet die Ansicht zugeordnete Partner ab. Im Beispiel sind die Firmen B, C und D die Warenempfänger zu A.

Durch diese beiden Perspektiven kann von jedem Ausgangspunkt leicht die Rollenverteilung bei den Partnerfirmen überblickt werden. Firmen und Vertriebsbereichsdaten können über Lookups direkt aus den Ansichten heraus angesprungen werden, ohne dass das Rollendokument geöffnet werden muss.

Eingebettete Ansichten „Partner bei“ und „zugeordnete Partner“ (inverse Perspektive) in der Firma mit direkten Sprungmöglichkeiten auf die Partnerfirmen

Anzeige der Partnerrollen mit der neuen dreigeteilten Maske in CRM 2013. Der rechte Teil neben dem „Sozialen Bereich“ ist für verbundene Datensätze vorgesehen.

Ansichten zu Partnerrollen in den Vertriebsbereichsdaten einer Firma (hier sind die angezeigten Rollen dann mit Filtern auf den aktuell geöffneten Vertriebsbereich der Firma eingeschränkt)

Geöffnetes Rollenformular mit Sprungmöglichkeiten auf Firmen und Vertriebsdaten

Partnerrollen werden in den Vertriebsbereichen redundant geführt. Dies liegt daran, dass SAP keine durchgängige Default-Regel für die Rollen hat, sondern diese in jedem Vertriebsbereich explizit und vollständig benötigt. Beispiel: Debitor 4711 ist eine einzelne Firma und ist daher gleichzeitig Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger und Regulierer. Er hat nur einen Standort (einen Warenempfänger) und wird von zwei VKORGs A und B betreut. Er kauft Produkte der Sparten 1 und 2. Aus diesem Grund gibt es zu diesem Debitor im SAP vier Vertriebsbereiche: VKORG A/ Sparte 1, VKORG A/ Sparte 2, VKORG B/ Sparte 1 und VKORG B/ Sparte 2. Die vier Rollen sind immer dieselben, es liegen aber nun im SAP 16 Datensätze vor, um dieses simple Szenario abzubilden. Das CRM sollte mit diesen Daten nicht überfrachtet werden, zumal auf der Debitorenebene viermal die gleiche Struktur sichtbar wäre. Vielmehr sollte eine Logik angewendet werden, die beim Import nur abweichende Partnerrollen herausrechnet und im CRM erzeugt.

Hat eine Firma alle Rollen zu sich selbst, könnte ein Hinweis im Stammblatt der Firma reichen, dass sie alle Partnerrollen selbst innehat.

In Folgeartikeln werden diese Themen zum Debitor behandelt:

• Zusammenspiel der Systeme beim Prozess „Interessent wird Kunde“
• Konzerne und Key Accounts

Weitere in Arbeit befindliche Artikel gehen dann auf folgende Inhalte ein:

• Ansprechpartner
• Vertriebsbelege (inkl. Dokumentenfluss)
• Produkte, Kundenprodukte und Preise
• Schlüssellisten, darunter auch Mehrsprachigkeit und hierarchische Schlüssel

• Integration
• SAP