Dynamics CRM mit SAP – Teil 4: Firmenstamm
Für die Firma sollte das Standardobjekt Firma (Account) des Microsoft CRM verwendet werden. Es ist „customizable“ und kann daher für die SAP-Inhalte erweitert werden. Durch die Verwendung der Firma ist gewährleistet, dass zahlreiche Standardfunktionen im Zusammenhang mit diesem Objekt unverändert genutzt werden können. Die Anwendung sollte mindestens die Firmentypen Kunde (SAP) und Interessent unterscheiden können. Die SAP-Firma entspricht dabei dem Debitor und wird importiert. Normalerweise können nur Firmen vom Typ Interessent manuell im CRM angelegt werden. Es können natürlich auch noch beliebig weitere Non-SAP-Firmentypen per CRM-Konfiguration definiert werden.
Die zu importierenden Debitoren können z.B. über die SAP-Kennzeichen (DEAR1-DEAR5) gefiltert werden, sodass nur normale Kunden übernommen werden (vorausgesetzt die Kennzeichen sind zweckdienlich gepflegt). Die Kriterien sollten in der Schnittstelle angepasst werden können. Beispielsweise können entsprechend gekennzeichnete Debitoren einmalig als Interessentenfirma in das CRM migriert und ab dann dort gepflegt werden oder etwa periodisch als zusätzlicher Firmentyp SAP-Interessent übernommen werden. Auch andere Varianten sind denkbar.
In der Schnittstelle sollten passende konfigurierbare Filter vorgesehen werden, sodass inhaltliche Abgrenzungen einfach gesteuert werden können. Häufig ist die Kontengruppe für eine zusätzliche Filterung der CRM-relevanten Daten maßgeblich. Sollen im ersten Schritt nur bestimmte Firmenteile in den Genuss des CRM kommen, bieten sich Buchungskreise oder Verkaufsorganisationen als Filter an.
In der Praxis hat es sich bewährt, bei Konzernen mit vielen Standorten gleichen Namens die Debitorennummer und den Ort im Namen mit anzuzeigen (s. folgenden Screenshot). In Lookup-Feldern (Referenz auf die Firma) und (Such-) Ansichten ist so eine bessere Unterscheidbarkeit der Firmen gewährleistet.
Hinweis: In den folgenden Screenshots ist zu sehen, dass es in den Masken Felder mit einem Schloss-Symbol gibt. Diese sind gemäß Konfiguration für die manuelle Bearbeitung gesperrt, wenn die Firma aus SAP stammt. Das Sperren kann mit Java-Script dynamisch anhand eines Import-Flags gesteuert werden. Nicht importierte bzw. Interessenten-Firmen sind dann komplett bearbeitbar.
Firmen-Formular Typ „Kunde SAP“, Abschnitt „Allgemein“ mit SAP-Daten
Firmenansicht nach SAP-Kontengruppe
In Folgeartikeln werden folgende firmenbezogenen Themen gesondert behandelt, da sie jeweils ihre eigene Komplexität haben:
- Vertriebsbereich zum Debitor
- Partnerrollen auf Firmen- und Vertriebsbereichsebene
- Schlüssellisten, darunter auch Mehrsprachigkeit und hierarchische Schlüssel
- Zusammenspiel der Systeme beim Prozess „Interessent wird Kunde“