Beitrag vom 11. Dezember 2017

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Dynamics 365 July 2017 Update: Top 8 Neuerungen

In bewährter Form möchte ich die wichtigsten Neuerungen des July Update 2017 von Dynamics 365 Customer Engagement (CRM) vorstellen. Wie immer ist diese Sommer-Version nur online verfügbar. Ihre wesentlichen Neuerungen werden erst mit der kommenden Winter-Version auch für On-premise betriebene Lösungen kommen.

User Interface im Mittelpunkt

Die neue Version bringt eine massive Umgestaltung der Nutzeroberfläche. Somit werden „dicke Bretter“ gebohrt. Konsequenzen: das July Update ist bislang (Dezember 2017) für Neu- und Sandboxinstallationen verfügbar. Updates von operativen Instanzen werden noch kaum angeboten. Wegen der Größe der Aufgabe hat Microsoft die Umgestaltung der Nutzeroberfläche in zwei Schritte aufgeteilt:

  • Die Weboberfläche erhält ein Facelift
  • Ein mittelfristig über Web und Mobile Apps einheitliches „Unified Interface“ startet auf mobile Devices

1. Facelift der Weboberfläche

Die bisherige Weboberfläche kam vor einigen Jahren mit seinen vielen weißen Flächen sehr zeitgeistlich daher. Allerdings stellte sich schnell heraus, dass ein CRM keine schicke Website, sondern eine operative Anwendung ist. Und diese fordert deutlich mehr Struktur für Abschnitte, Felder, Ansichten etc. Genau das schafft die neue Version:

Dynamics 365 Facelift Web Ansicht

Dies gilt insbesondere für die Neugestaltung von Masken. Abschnitte werden klar erkennbar strukturiert. Farben, Schriftgrößen und andere Elemente werden konsequent eingesetzt, um Hierarchien zu visualisieren. Auszufüllende Felder werden klarer herausgestellt. Text kann jetzt sowohl in Labels als auch in Textfeldern umgebrochen dargestellt werden – einstellbar per Konfiguration:

Dynamics 365 Facelift Web Maske

In Summe beseitigen die Detailverbesserungen viele Ärgernisse und sollten deutlich akzeptanzsteigernd wirken. Auf der anderen Seite bleiben die Veränderungen so moderat, dass – auch umfassendere – Customizings nahtlos weiterfunktionieren oder nur geringe Überarbeitungen fordern sollten. Dass trotz aller Verbesserungen nur von einem Facelift gesprochen werden kann, zeigt das nächste Kapitel.

United Interface

Neben dem Web-Client hat Microsoft vor einigen Jahren Dynamics 365 Apps für Smartphone und Tablet herausgebracht. Unter dem Kürzel „MoCA“ (Mobile Client Access) führten diese Apps ein deutlich moderneres, aber funktional limitiertes User Interface ein.
Schon vor einiger Zeit hat das Dynamics-Team beschlossen, die unterschiedlichen Interface-Welten in dem Projekt „United Interface“ (Einheitliche Oberfläche) zusammenzuführen. Bei diesem umfangreichen Projekt gab es Hunderte von User Interface-Komponenten zu sichten und auf Überschneidungen zu prüfen. Ferner galt es, die neuen Komponenten so zu gestalten, dass sie sich dynamisch an Clients mit großen und kleinen Bildschirmen anpassen. Mit dem July Update wird der Schritt zum neuen United Interface vollständig für die mobilen Clients vollzogen.

2. United Interface Mobile

Mit dem schon in der letzten Version an Bord gekommenen App-Designer können die für ein mobiles Szenario gewünschten Elemente individuell zu einer sogenannten Geschäfts-App zusammengestellt werden. Als Beispiel mag hier ein einfaches Kontaktmanagement rund um Leads, Kontakte und Firmen dienen:

Dynamics 365 Unified Interface App Designer

Dabei muss die App explizit mit dem Merkmal Unified Interface (im Screenshot: Einheitliche Oberfläche) angelegt werden:

Dynamics 365 Unified Interface App

Nur Geschäfts-Apps mit diesem Merkmal werden dann auch auf dem Smartphone oder Tablet angeboten. Dabei können auch mehrere Geschäfts-Apps bereitgestellt werden. Der Zugriff auf einzelne Geschäfts-Apps kann über Berechtigungsrollen eingegrenzt werden:

Dynamics 365 Mobile App Auswahl

In der Hauptnavigation der Geschäfts-App stehen die konfigurierten Ansichten und Dashboards zur Verfügung:

Dynamics 365 Mobile Navigation

Es können alle konfigurierten Ansichten zu einer Entität (hier Lead) abgerufen werden:

Dynamics 365 Mobile Ansicht

Wählt man einen Datensatz aus, so kann er mit allen konfigurierten Masken angezeigt werden. Hier als Beispiel ein Datensatz Lead angezeigt mit der Maske Lead:

Dynamics 365 Mobile Maske

Das Userinterface zur Abarbeitung von Geschäftsprozessflüssen wird per Overlay angezeigt:

Dynamics 365 Mobile Prozessfluss

Im Rahmen von Dashboards können auch Auswertungen mit Businessgrafiken visualisiert werden:

Dynamics 365 Mobile Dashboard

In Summe bringt das United Interface ein modernes, aber auch funktionalen Look & Feel auf mobile Geräte. Gegenüber früheren Versionen kann deutlich mehr CRM-Funktionalität angeboten werden – ohne das der kleine Smartphone-Bildschirm überladen wirkt.

3. United Interface Web – Vorschau

Aber die eben vorgestellte Geschäfts-App kann auch im Browser geöffnet werden. Diese Nutzungsweise ist noch nicht für die produktive Nutzung freigegeben, gibt aber einen guten Eindruck von der „Weboberfläche der Zukunft“. Insbesondere bei der Navigation zeigen sich deutliche Veränderungen. So erlauben Ikonen an der linken Seite eine schnelle Navigation zwischen Ansichten, Dashboards und weiteren Elementen:

Dynamics 365 Unified Interface Ansicht

Masken wirken noch deutlicher aufgeräumter und strukturierter als in der Facelift-Version (siehe oben). Insbesondere treten die UI-Elemente für Anzeige und Steuerung der Geschäftsprozessflüsse erst einmal zurück:

Dynamics 365 Unified Interface Maske

Mit einem Klick klappt zu einem Punkt eines Geschäftsprozessflusses ein Overlay heraus und erlaubt Sichtung und Bearbeitung:

Dynamics 365 Unified Interface Geschaeftsprozess

Bei Bedarf kann das Overlay aber auch an der rechten Bildschirmseite „festgepinnt“ werden:

Dynamics 365 Unified Interface Geschaeftsprozess docked

4. Zeitachse

Eines der wichtigsten User Interface-Konstrukte zeigt und erfasst die Nachrichten, Aktivitäten (auch Emails) und Notizen zu einem Lead-, Firmen- oder Kontaktedatensatz. Dies erfolgte bislang in einem UI-Konstrukt, welches Nachrichten, Aktivitäten und Notizen trennte. Wollte man die letzte Interaktion mit beispielsweise einem Lead sehen, dann waren drei Abschnitte durchzuklicken:

Dynamics 365 Facelift Web Social Pane

Mit dem neuen Konstrukt „Zeitachse“ räumt das Unified Interface dieses Problem grundlegend aus, indem alle drei Datentypen (Nachrichten, Aktivitäten und Notizen) in einer chronologischen Liste dargestellt werden:

Dynamics 365 Unified Interface Zeitachse

Die Zeitachse bietet viele weitere Detailverbesserungen wie beispielsweise den Direktzugriff auf Anlagen in Emails oder Notizen. Ferner umfasst das Konstrukt eine flexible Filterfunktion:

Dynamics 365 Unified Interface Zeitachse Filter

5. MultiSelect-Optionssatz

In einem Schlüsselfeld auch mehrere Schlüsselwerte auswählen zu können wurde schon bei den ältesten Vorläufern von Dynamics 365 CRM schmerzlich vermisst. Jetzt können endlich Felder vom Typ MultiSelect Optionssatz angelegt werden:

Dynamics 365 Multiselect Optionssatz Konfiguration

Dem Benutzer wird die Auswahl mehrerer Schlüsselwerte in einem passende UI-Element angeboten:

Dynamics 365 Multiselect Optionssatz Nutzung

 

Das neue Feature ist vollständig integriert – so kann beispielsweise auch in der Erweiterten Suche nach dem neuen Feld-Typ gesucht werden.

6. Suchoption „Enthält keine Daten”

Ebenfalls seit vielen Jahren schmerzlich vermisst wurde die Möglichkeit, in der Erweiterten Suche auch nach „nicht vorhandenen Daten“ zu suchen. Als Beispiel mag hier die Suche nach Leads dienen und zwar nach Leads, zu denen es keine Aktivitäten gibt. Eine solche Suche ist jetzt über die Option „Enthält keine Daten“ möglich:

Dynamics 365 Suche auf enthaelt keine Daten

7. Aktionsschritte in Geschäftsprozessflüssen

Geschäftsprozessflüsse haben sich über die Versionen zu einem wertvollen Werkzeug entwickelt, um Datensätze wie Leads, Anfragen oder Verkaufschancen entlang ihres Lebenszyklus zu führen. Wesentlich war dabei die Erfassung von Daten zu den einzelnen Stufen mittel sogenannter Datenschritte. Jetzt sind neben Datenschritten auch Aktionsschritte möglich. Diese lösen klassische Dynamics 365-Workflows aus:

Dynamics 365 Unified Interface Geschaeftsprozess Aktionsschritt Konfig

Beispielhaft kann zu einem Lead eine Qualifizierungsstufe sein, die diverse Daten abfragt und am Ende die Versendung einer Infomappe per entsprechendem Workflow auslöst:

Dynamics 365 Unified Interface Geschaeftsprozess Aktionsschritt UI

8. Virtuelle Entitäten

Mehr aus der technischen Ecke kommt die Ergänzung virtueller Entitäten. Dabei können Entitäten definiert werden, die nicht in Dynamics 365 selbst gespeichert werden, sondern in einer anderen Datenbank. Ein typisches Beispiel wären Umsatzdaten zu Firmen, die bereits in einem Datamart vorliegen und die jetzt direkt im CRM beim Kunden angezeigt werden sollen. Die Einbindung der Fremddaten erfolgt über zusätzliche Felder im Rahmen der Entitätsdefinition:

Dynamics 365 virtuelle Entitaet

In dieser ersten Version unterliegen Virtuelle Entität allerdings massiven Restriktionen gegenüber Standardentitäten, insbesondere:

  • Daten in Virtuellen Entitäten können nur gelesen werden
  • Keine differenzierten Zugriffsbeschränkungen. Grob lässt sich das Berechtigungsmodell so beschreiben: Pro User kein Zugriff auf Virtuelle Entitäten oder vollständiger Zugriff auf alle virtuellen Daten.

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